Un ayuntamiento tiene diferentes plantas, despachos, salas, habitaciones... rincones. Algunos de ellos son muy conocidos y otros no tanto, aunque su importancia sea más que considerable. En el Consistorio roquetero, en la planta inferior, donde antiguamente estaban los calabozos de la policía, ahora se encuentra el archivo y en él se guardan, como si de un tesoro se tratase, documentos que se remontan al año 1786, momento en el que se realizaron las primeras actas capitulares. Es más, si se colocaran en línea las más de 9.000 cajas que contiene, se extenderían a lo largo de un total de 1.225 metros.
Al frente del archivo se encuentra Enriqueta Ceballos, que fue la encargada de realizar la actual organización del mismo. “Cuando el Ayuntamiento era pequeño, no había un empleado exclusivo para llevar a cabo la actividad del archivo. Entonces era el secretario el que se encargaba de esto. Él tenía lo más importante pero no había una organización clara”, comenta Ceballos. Y es que, cuando el volumen de documentos es alto, se hace imprescindible tener un orden claro.
Organización “por funciones”
Ceballos realizó una “clasificación documental por funciones, ya que las funciones de una institución como el Ayuntamiento perduran en el tiempo. Primero hay un cuadro de clasificación donde se establecen las principales funciones, en este caso cuatro: gobierno, servicios, administración y hacienda. Dentro de esas secciones hay distintas subsecciones: urbanismo, servicios sociales, sanidad... Dentro de las subsecciones encontramos las actividades y, dentro de las actividades, los expendientes. De esa forma, se generan series documentales que responden a la misma actividad y se va generando el inventario”, explica Ceballos.
El inventario está tanto en papel como informatizado de forma que se puede acceder a él de diferente forma. Uno de los trabajos más importantes que se está informatizando en estos momentos es el del padrón municipal, una labor titánica.
Conservación
El lugar donde se ubica el archivo no es casual. En el caso del Consistorio roquetero, la planta del sótano es más idónea por diferentes motivos: el peso de los armarios se soporta mejor, la estabilidad en la temperatura es mayor que en las plantas superiores... Además, se colocan deshumidificadores y hay protecciones anti-incendios. Es fundamental que se vigile si hay presencia de determinados insectos o roedores para que los documentos se conserven en perfecto estado.

Etapas en la vida de un documento
Un documento tiene 5 años de vida administrativa. Tras esa etapa, hasta los 10 años de antiguedad, tiene una “vida media”. Eso significa que no está en plena circulación pero es posible que se necesite. Y, finalmente, a los 30 años ya se considera un documento histórico. No todos los documentos son históricos ni tienen que pasar a ese plano, por lo que se hace diferentes cribas en las distintas etapas. Los que lo hagan deben tener una importancia administrativa, legal, contable o, simplemente, de reflejo de la historia, costumbres y modo de vida del pueblo. Si desea ver alguno de los documentos históricos del Ayuntamiento roquetero, puede hacerlo en la web del Consistorio.