Es bastante común que un empleado se encuentre de improviso, enfrascado en su jornada laboral, con una nueva norma que hay que conocer y saber aplicar cuanto antes. Es igualmente cierto que, en ocasiones, estos cambios tienen como objetivo facilitar los procesos de trabajo. Este es el caso de VeriFactu, un sistema que viene a transformar la forma de facturar en España.

Ya se trabaje como un profesional autónomo, se posea una pyme o se forme parte del equipo de una empresa que emite facturas, este artículo interesa. Sin tecnicismos innecesarios, en estas líneas se pretenden informar sobre la realidad actual de la factura electrónica, de qué trata VeriFactu y cómo hay que prepararse para que este cambio inevitable.

¿Cuáles son los cambios y cuál es su importancia?

Lo tradicional dentro de las empresas durante décadas ha sido emitir facturas a mano. Más recientemente en el tiempo apareció el programa Word y sus posteriores complementos para rellenar campos con mayor facilidad. En la actualidad, todo esto ha quedado obsoleto. Desde que se aprobó la Ley 11/2021 contra el fraude fiscal, habrá que tomarse este apartado con mayor seriedad, ya que todas las empresas y profesionales que facturen tendrán que hacerlo electrónicamente, con sistemas que garanticen la veracidad de cada operación.

Y aquí entra en escena el sistema de facturación VeriFactu. ¿Qué es? Explicado muy sencillamente se trata de un mecanismo que va a permitir enviar a Hacienda, en tiempo real, los registros de las facturas emitidas por las organizaciones y trabajadores autónomos. Aunque parezca algo intrusivo, no lo es en absoluto, su intención no es otra que la de acabar con la doble contabilidad, aumentar la transparencia y ayudar a obtener una gestión más ordenada.

Lo mejor es que este sistema no solo está pensado para grandes empresas. También te afecta a ti si eres autónomo, freelance, pyme o incluso si formas parte de una asociación que factura. Todos estamos incluidos.

La entrada en vigor y quienes son los afectados

De forma general, esta factura electrónica será obligatoria para las grandes empresas que superan una facturación de 8 millones de euros al año 12 meses después de que se apruebe el documento definitivo. Pero el cambio gordo llegará 24 meses después de esta aprobación, cuando el resto (autónomos, pymes, comercios y profesionales) también tengan que adaptarse.

Efectivamente, todavía falta que el Ministerio de Hacienda publique el Reglamento Técnico definitivo. Una vez esté aprobado y una vez cumplidos los plazos que varían entre los mencionados 12 meses (grandes empresas) y los 24 meses (pymes, negocios, autónomos), será de obligado cumplimiento para todos. Es decir, aunque la ley ya está en marcha, el sistema VeriFactu no será obligatorio hasta que se haya definido oficialmente cómo debe aplicarse.

Mientras tanto, lo más sensato es empezar a prepararse. Porque cuando llegue la fecha, quedarse atrás no solo será incómodo, también puede salir caro.

¿Qué necesitas hacer para adaptarse sin agobios?

Con estos sencillos pasos, todo profesional podrá iniciar su propia adaptación.

1. Comenzar por el software

Adiós al Excel. A partir de ahora, se necesitará un programa de facturación homologado, que cumpla con las normas técnicas que exigirá Hacienda. Esto incluye la capacidad para:

• Crear registros seguros e inalterables.

• Firmar electrónicamente las facturas.

• Generar un código QR o identificador único.

• Conectarse con la Agencia Tributaria para enviar los datos automáticamente.

• Es aconsejable que se integre con la contabilidad, CRM o cualquier otra herramienta que se use.

Hay soluciones pensadas para facilitar todo esto. Por ejemplo, Holded ya está adaptado al sistema de facturación VeriFactu para que permita automatizar todo el proceso sin ser un experto.

2. Revisar cómo se está facturando hoy

Hay que hacer una pequeña auditoría interna y anotar lo que ya está digitalizado y lo que no. Así se sabrá si se necesita hacer ajustes o cambiar de herramienta.

3. Formar al equipo (o formarse el profesional)

No es necesario un máster, pero sí conocer bien cómo funciona el nuevo sistema. Entender cómo se crean las facturas, cómo se firman y cómo se almacenan te evitará errores tontos que podrían costar tiempo (y dinero). Si hay empleados, asegurar mediante formación adecuada que todos estén al día.

4. Automatizar lo que se pueda

Todas esas tareas que se repiten cada día, como enviar facturas, recordar pagos, conciliar ingresos, ahora se podrán programar para que se hagan solas. Eso ahorra tiempo y reduce errores humanos.

5. Comunicar el cambio

Cuando se comience a trabajar con factura electrónica, es recomendable avisar a los clientes y proveedores. No hace falta un gran anuncio, un simple correo explicativo puede evitar malentendidos y reforzar la imagen como empresa seria y actualizada.

Errores que hay que evitar forzosamente

Como todo lo nuevo, VeriFactu también puede generar confusión. Aquí van los fallos más comunes que se deberían evitar:

• Esperar al último momento para adaptarse.

• Usar software no homologado.

• Pensar que el programa que se usa hoy servirá mañana (sin comprobarlo).

• No formar al equipo.

• Olvidar las normas de seguridad y conservación de registros.

Evitarlos es fácil si se empieza a tiempo.

Con la anticipación llegarán ventajas reales

Este cambio no es sólo una obligación, es una oportunidad para mejorar. ¿Por qué?

• Porque evitará sanciones.

• Porque se trabajará más rápido y con menos errores.

• Porque se tendrá una visión clara de los ingresos y gastos en tiempo real.

• Porque se ofrecerá una imagen más profesional, incluso si se es autónomo.

• Y porque se reducirán los costes, ya que no se requiere papel, sobres ni archivadores.