Para generar facturas electrónicas válidas necesitas un programa que emita en formato estructurado, del tipo Facturae o UBL, que conecte con la solución pública de la Agencia Tributaria o con una plataforma privada, y que gestione los estados de cada factura. Un PDF adjunto a un correo no es una factura electrónica a efectos de la norma.

La confusión más extendida es dar por hecho que un programa adaptado a Verifactu ya sirve para la factura electrónica. Son dos capacidades distintas y hay herramientas que cubren una y no la otra.

Abajo tienes qué tiene que hacer exactamente el software, qué obligaciones nuevas asume quien recibe la factura y cómo comprobar que el tuyo está preparado.

Qué es y qué no es una factura electrónica

La obligación nace de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, la Ley Crea y Crece, cuyo artículo 12 obliga a emitir y recibir facturas electrónicas en las operaciones entre empresas y profesionales establecidos en España.

Electrónica no significa digital. Significa un archivo con estructura que una máquina puede leer e interpretar campo a campo. Un PDF es una imagen del documento y no cumple, por bien maquetado que esté.

El desarrollo técnico llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Define formatos, plataformas y obligaciones de información.

Las cuatro cosas que tiene que hacer el programa

Emitir en formato estructurado. Facturae o UBL hacia tus clientes empresa. En el ámbito de las plataformas privadas se admiten además otros formatos de uso extendido en determinados sectores.

Conectar con la solución pública o con una plataforma privada. El reglamento prevé que ambas vías convivan, y también su combinación. Quien no emita a través de la solución pública tendrá que remitirle una copia fiel de cada factura.

Gestionar los estados de la factura. Es la parte que más va a cambiar los procesos de administración y la que menos se está mirando.

Cumplir también Verifactu. Son obligaciones distintas, pero acabarán conviviendo en la misma herramienta.

Solución pública o plataforma privada

El reglamento prevé dos vías para hacer llegar la factura a su destinatario, y también su combinación. Una es la solución pública de facturación electrónica que gestiona la Agencia Tributaria. La otra son las plataformas privadas de intercambio.

Elijas la que elijas, hay una obligación que no desaparece: quien no emita a través de la solución pública tendrá que remitirle una copia fiel de cada factura. La solución pública funciona como repositorio universal aunque tú operes por otro canal.

Para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas, la vía pública basta en una primera fase. La plataforma privada empieza a justificarse cuando ya usas un programa de gestión, cuando el volumen mensual sube o cuando necesitas automatizar la comunicación de estados sin intervención manual.

La obligación nueva que casi nadie ha mirado

El artículo 10 del RD 238/2026 obliga al destinatario de una factura electrónica a informar de dos estados: la aceptación o rechazo comercial con su fecha, y el pago efectivo completo con su fecha real de pago.

El plazo es de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, contados desde que se produce el estado que se comunica. De forma voluntaria pueden comunicarse otros, como el pago parcial, la aceptación parcial o la cesión de la factura a un tercero.

Hay una especialidad importante para el pequeño empresario. Las personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas con un volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones de euros dispondrán de doce meses adicionales para cumplir esta obligación concreta de informar estados.

Cuándo será obligatorio

Todavía no hay fecha cerrada, y conviene decirlo con claridad porque circulan calendarios inventados. Los plazos no empiezan a contar con el reglamento, sino con una orden ministerial que concrete los aspectos técnicos de la solución pública. Esa orden entró en trámite de audiencia pública el 17 de abril de 2026 y su borrador preveía entrar en vigor el 1 de octubre de 2026.

Cuando se publique en el BOE, el primer tramo alcanzará a quienes superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones, con doce meses de plazo. El resto de empresas y autónomos dispondrá de veinticuatro.

Hay además una medida transitoria pensada para que el cambio no rompa la operativa. Durante los primeros doce meses de aplicación, quienes superen los 8 millones de euros deberán acompañar la factura electrónica de un documento en PDF que garantice su legibilidad, salvo que el destinatario acepte recibirla directamente en su formato original.

Cómo elegir programa sin equivocarte

Pregunta por las dos capacidades por separado y pide la respuesta por escrito. Herramientas de gestión como Holded cubren facturación, contabilidad y cobros en el mismo entorno, lo que evita tener un programa para cumplir la norma y otro para llevar el negocio, pero la comprobación conviene hacerla con cualquier proveedor.

Confirma el formato de salida. Que el programa diga emitir factura electrónica no basta. Pregunta si genera Facturae o UBL.

Confirma la conexión. Si va por plataforma privada, si remite copia fiel a la solución pública y qué pasa si cambias de vía.

Confirma la gestión de estados. Con el plazo de cuatro días, hacerlo a mano deja de ser viable en cuanto recibes unas pocas facturas al mes.

Confirma que está incluido en tu plan. Muchas funciones de cumplimiento se anuncian en la portada y se activan en un plan superior.

La otra obligación que llega antes

Mientras la factura electrónica espera a su orden ministerial, hay otra norma con fechas ya cerradas. Verifactu obliga desde el 1 de enero de 2027 a las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 a los autónomos, y regula algo distinto: cómo tu programa genera y registra cada factura.

Le exige cuatro cosas a la vez. Registro inalterable de cada factura emitida, huella encadenada entre registros, código QR verificable en el documento y remisión del registro a la Agencia Tributaria al emitir.

Por eso conviene resolver las dos preguntas en la misma conversación con el proveedor. Cumplir una no deja cumplida la otra, y acabarán conviviendo en la misma herramienta.

¿Un PDF vale como factura electrónica?

No entre empresas. La norma exige un formato estructurado y legible por máquina, del tipo Facturae o UBL.

¿Si mi programa cumple Verifactu ya emite facturas electrónicas?

No necesariamente. Son capacidades distintas y conviene confirmar ambas con el proveedor por escrito.

¿Desde cuándo será obligatorio?

Doce meses después de la orden ministerial para quienes superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones, y veinticuatro para el resto. Esa orden sigue pendiente de publicación en el BOE.

¿Quién tiene que comunicar el pago de una factura?

El destinatario. Debe informar de la aceptación o rechazo comercial y del pago efectivo completo en un plazo máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales